ブログ・パワポに使える　伝わりやすい文章の書き方とデザイン by masumi

今日は診断士の仕事でも日々の仕事でも役立つ文章の書き方についてお話してみようと思います。

まあそうですね。。。

口述試験の話はすでに書いているので、あれが私がお伝えしたかったことの全てです。

ここ数日毎回みんながリンクを貼ってくれていたので、もはやリンクも貼りません（笑）

舐めてかからずに対策をして臨めば大丈夫です！

ということで、今日のテーマです。

この１年、どういう書き方をしたら読みやすいか、伝わりやすいかを意識してブログを書いてきて、こうしたらいいよという方法をお伝えします。

診断士として仕事をするにあたり、専門知識を身に付けてよりスキルアップすることはもちろん大切なのですが、その前に必要だなと思うことがあります。それは以下の３点です。

ついつい新しい知識を身に付けようとしがちですが、その前にお客さんがいなければその知識は生かしようがありません。

そのためには、自分の話を聞いてもらう人を集めて、自分がどんなことができるか、どう役に立てるか知ってもらわないといけませんね。

そして、どんなにすごい人だと伝わっても、この人なんか嫌だと思われたら依頼されない場合もあるでしょう。

相手に自分の知識やスキルを認めてもらいつつ、「偉そう」ではなく「頼りになる」と思ってもらう関係が作れる人間性も必要だと思います。

最後に自分のことを伝える時、専門知識を伝える時、どちらの場面でもそれらを文章で伝える場合は、どんな文章を書くかはとても重要です。

内容の分かりやすさの他、まず読んでみようと思ってもらい、最後まで読んでもらうような見やすさも意識する必要があります。

ということで、今日は③の伝えるスキルにつながる、文章の書き方と見やすいデザインについてお伝えします！

この記事はこんな人に役立ちます。

そしてこれらの人が、分かりやすく読みやすい文章を書くコツがわかるようになります。

文章の書き方編

全体の構成

ブログの記事やメルマガ、社内メールで情報発信する際に参考になる構成についてです。

それぞれの場面で適宜応用が必要ですが、基本的には以下の流れで書くと分かりやすいです。

ブログであれば、まず何の記事なのか、この記事で解決できる悩みは何なのかを冒頭に伝えます。

ブログの構成として「この記事でわかること」という項目はよく見かけますね。

今回の私の記事は「こんな人向け」と多少変えていますので、内容によって変えても良いと思います。

大切なことは、ブログでは読んでみようと思ってもらうために、どんなメリットがあるのかを最初に伝えること、メールであればそれに加えて一番伝えたいことを最初に持ってくることです。

ブログとメールの違いは、ブログは読者が意思を持って読みにきていること、メールは受け身で読んでいることです。

メールはスクロールしなくても目に入る冒頭に、「これだけは知っておいて！！」という内容をパッと見て分かるよう書いておいた方が良いです。

そして最後にまとめを入れることで、あらためて伝えたいことを印象に残すことができます。

意外とこの「まとめ」が面倒なんですが、読者のためには入れた方がいいですね。

適宜改行をする

結論から言うと、ブログやメール、パワポのプレゼンではwordで文章を書く時以上に改行をした方がいいです。

wordでは少し内容が変わった時に段落を変える感覚だと思いますが、それだと読みにくいのです。

多くても３行まで。

それ以上になると読むのに気合が必要です。（私個人的な感覚かもしれませんが・・・）

そして注意しないといけないのが、ブログの場合はスマホで見る人が多いということです。

ＰＣでは１行だったとしてもスマホだと２行になることもあります。

ですので、スマホでチェックしてやたらと長い文章になっていないか確認した方が良いです。

左がPCで右がスマホですが、スマホになると１行増えますね。

感覚的には、ＰＣの段階で２～３行にしておくとスマホでも読みにくくないと思います。

アクセントをつける

適宜改行をしていても、文章だけだとどの行を読んでいるのか分からなくなったりします。

また、文章はイラストより意識を集中させる必要があるので、読むのがめんどうに感じる人もいると思います。

ですので、文章の間にイラストを入れたり、書いている文章を箇条書きにしてリストにしたり、要約を吹き出しにしたりしてアクセントをつけると良いです。

アクセントは以下のような方法があります。

例えば吹き出しを間に入れるとこのように変わります。

吹き出しがあることで文章が続かず読みやすくなります。

ただ吹き出しであまりに長い文章を入れると、それはそれで読みにくいので、（特にスマホ）吹き出しの会話はできるだけ短い方がよいですね。

私もブログでよく吹き出しを使っていますが、文章を一通り書いた後で、読むのが疲れそうな箇所で、文章を吹き出しに変えています。

ですので、最初はものすごくまじめな文章を書いています。

私は本当はとてもまじめなのです。

余計な接続詞を減らす

読む文章はできるだけ簡潔に伝わる必要最低限にしておいた方が読む人がラクです。

口頭で説明する場合とは少し違いますね。

そこで、一度文章を書いた後で、接続詞が本当に必要かどうかを確認した方が良いです。

よくあるのが、「また」「そして」の多用です。

少し間を置きたいのであれば、改行やスペースで隙間を開ける、という方法でも対応できます。

できるだけ読む文章、言葉を減らして読者がラクに読めるようにしましょう。

不要な文章を削る

先ほどの接続詞の項目でもお伝えしていますが、文章や言葉は短い方が読者がラクに読めます。

ですので、思いのままに文章を書いたら、もっと簡潔に書けないか検討しましょう。

同じような意味の文章が入っていないか、補足が長くないか、この文章は伝えたいことを伝えるために本当に必要か、などを俯瞰してチェックしましょう。

言葉の順番を見直す

同じ主旨の文でも言葉の順番が違うだけで伝わりにくくなったり、読みにくくなったりします。

具体的には

などがありますが、もはや何が修飾語で何が目的語なのかなどということを考える方が時間がかかると思いますので、言葉の順番に違和感がないか、ということをチェックすれば良いと思います。

どういうことか、例を見てみましょう。

次の文は先ほど書いた文章ですがどちらが読みやすいですか？

Ｂの方が読みやすいのではないでしょうか。

これは目的語と動詞を近づけた方が読みやすい、という例です。

ではこちらはどうでしょう。

こちらもＢの方がすんなり読めますね。

これはTAKUROという主語を文頭に置いた方が読みやすいという例です。

※↑このためにわざわざTAKUROの新作似顔絵作りました。愛(‘ω’)ノ

デザイン編

過剰な装飾をしない

伝えたい思いが強すぎると、強調をしすぎてしまうことがあります。

強調には段階があり、そのルールが統一されていないと読みにくく、何が一番強調したいことなのかが分かりにくくなるので、注意が必要です。

強調するには以下の方法がありますね。

これらの強調、どれが一番強い強調だか分かりますか？

そう、答えはありません。筆者が思っている強調と読者が思っている強調が同じにならないと伝えたいことが伝わりません。

ですので、明らかに順序が分かる強調を必要最低限使う方が良いです。

私のブログでは、「太字」と「太字＋マーカー」しか使っていません。

「太字」＜「太字＋マーカー」なのは誰もが予想できるからです。

パワーポイントの資料の場合は、もっと装飾がしやすいので、ついついやりがちです。

パワポのデザインの基本は「引き算」です。

強調したいところを目立たせるのではなく、それ以外の部分を目立たなくさせるという考え方です。

例えばこのようにじゃがいもを強調したい時、いろいろ方法はありますが、一番右の表現でも十分伝わりますね。

それから、ボックスは枠線と背景両方に色を使うのはやめた方がいいです。

強調するには過剰で、何よりダサいです・・（笑）

その他のコツは以下を参照ください。

枠に色をつけるのか、背景に色をつけるのかは、そのページ全体を見て、見やすい方を選択しましょう。

強調色のルールを一貫する

先ほどお伝えした強調の方法で文字の色を変える場合についてです。

意図したことが読者に伝わりやすくするために、そのブログやプレゼンで一番のキーカラーはどの色なのかを明確にしておきます。

何色もあるとよく分からなくなりますので、２色くらいにしておいた方が良いです。

例）一番主張したい色：赤　次に主張したい色：緑　など

色を決めたらそのルールに基づき、記事やブレゼン全体で統一感を持ってレイヤーがずれないように使いましょう。

段落やページごとに色を変えるのはもっての他ですし、このページには見出しに赤を使ったけどこっちのページでは使わない、などが無いようにします。

また、ブログでもプレゼンでもたくさんの色を使いすぎないようにしましょう。

メインで使いたい色を１色、補足でもう１色くらい入れてもいいですが、その他でアクセントをつけたい時は薄いグレーを使うとすっきりまとまります。

彩度と明度を意識する

彩度とは色の鮮やかさのこと、明度とは色の明るさのことです。

この彩度と明度を意識して使えるとデザイン力が格段に上がると思います。

伝わりやすい文章を書く上では、彩度が高い色（鮮やかな色、いわゆる原色）は主張が強いと覚えていれば良いと思います。

例えば先ほど

こう決めましたが、これではどうでしょう。

ちょっと微妙ですが、緑の方が目立ちませんか？

これは、赤の彩度を下げて（くすんだ色にして）明度を上げた（白っぽく＝薄くした）からです。

色を決める時はこの彩度と明度を意識しないと、主張したいことが伝わりにくくなり、なによりダサいです（笑）

鮮やかで濃い色は一番主張したい色として使う、くらいが良いです。

これは私のルールですが以下のことを意識しています

彩度と明度を同じくらいにするとは以下の２．のようにするということです。

正確には色によって明るさが違うので、同じ明度にはなりませんが、極端に明るい、暗い色にしないようにして、同じくらいの彩度（くすみ具合）にするとたくさんの色が入っていても違和感がなくなります。

さらに３．のように同系色＋グレーでまとめたり、４．のように同じ色で明るさだけ変えたりするだけでぐっと見やすくおしゃれなプレゼンになりますね。

デザインのことになると話が止まらなくなるのでこの辺にしておきます。

余白を大事にする

文章の構成のところでも書いていますが、長々とつながった文章は読みにくいです。

改行すると共に、隙間を十分にあけましょう。

プレゼンであれば、行の高さを調整できますので、文字のサイズによって適度な高さ調整をしましょう。

また、読む分には関係してきませんが、枠と文字の間がピチピチなのもカッコ悪いので、枠と文字の隙間をとるようにしましょう。

ブログだとこんな風にです。

プレゼンでは、余白があるともったいないと思ったり、なんか寂しいと感じる人がいるかもしれませんが、ツメツメのページは見にくいことこの上ありません（笑）

主張したいことは１ページに１つ、と決めましょう。

極端なことを言えば、ページ１枚に太字でどーんでもいいのです。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

同じ内容を伝えるにしても、読者の目線で伝わりやすい文章の書き方やデザインを意識することが大切です。

そして何より、数をこなすこと。

苦手だな～と思う人もいるかもしれませんが、最初は難しくていちいち時間がかかっていても、数をこなしているうちに感覚的にできるようになります。

自分には無理、めんどうだ、と思わず意識して努力してみてください。

いつの間にか「分かりやすい」「見やすい」と言われるようになります。

では今日のまとめです。

最後に全体を俯瞰して流し見する

↑これが大事です。

文章をじっくり読んでおかしな表現がないかチェックをしたら、ごちゃっとしている箇所がないかざーーっと流し見してみましょう。

それで見えてくるものもあります。

＊＊＊

なるほどな～と思ったことがあればぜひ取り入れてみてくださいね！

そうです。どうせ引継ぎ資料を作るなら記事にしてしまおう。という考えで書きました。

ブログ以外でも診断士の仕事で役立ちますからね。ではまた次回！

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