これでカンペキ！実務補習の準備・完全マニュアル　by masumi

そうなんです。りんは実家で飼っているマルチーズですがコロナ禍で実家に帰れずにいたのでしばらく会っていませんでした。

久々に会いましたが、、か、かわいい( ´艸｀)

実物のりんはツッコミをすることもなく私になついています。

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さて今回は２月の実務補習の準備を早めにしておきたい人向けに、事前にやっておくとスムーズだよ、ということをお伝えします！

事前準備はやらなくてもなんとでもなりますが、私は計画的に事前準備をして後でラクをしたいので、同じタイプの人は必読です！

ちなみにタイトル通り、実務補習の完全マニュアルではなく、「準備」の完全マニュアルです。

ここまで準備しておくと他のメンバーから一目おかれること間違いなし！

ついでに変人扱いされるでしょう。

ちょっといいことを言ったので早速進めようと思いますが、その前に、、

まさかこんな人はいないですよね？↓

いいえ、合格しただけでは登録はできません。

そんな人はこれらの記事でさらっと事前知識をインプットしてから読んでくださいね！

（けっこう長いからさらっとでＯＫ）

実務補習の持ち物

実務補習で必要な持ち物は以下の通りです。
※外出するのに当たり前のもの（スマホやマスクなど）は除きます。

１日目　ガイダンス・顔合わせ・ヒアリング（リアル開催）

現在の実務補習は、開催時期や地区、指導員によって、リアル開催とオンライン開催、ハイブリッドとやり方はまちまちです。

ただし１日目は必ず企業にヒアリングをするのでリアルの場合が多いと思います。

実務補習では５～６人で役割分担をします。経営戦略、販売・マーケティング、生産管理、人事組織、情報システム等です。

指導員から事前に会社に関する情報と業種別のチェックポイントが送られているので、それを元にヒアリング内容を検討することになります。

そのため、それらのデータは見られるようにＰＣを持っていくか印刷して持っていきましょう。

印鑑は持参するよう指示されています。秘密保持契約書に捺印します。

スケジュールによって１日目はＰＣ無しでも頑張ればなんとかなりますが持っていくのが無難ですね。

ヒアリング内容を直接ＰＣに打ち込みながら聞くことも可能です。

１３インチくらいのＰＣの人が多いですが、１５インチの人もまあまあいます。重そう。

私はもともと持ち歩かない前提で１５インチのＰＣを使っていたのでこれを機に買い換えました。

3か月近く検討した結果、hpのENVYを購入しています。どんな点で迷って、何を基準に選んだのかについての記事はこちらからどうぞ。

名刺は現在の仕事の名刺です。メンバー間で名刺交換をします。基本的に訪問企業では名刺交換はしません。

服装はスーツが一般的ですが、私が訪問した会社は小売り業で店舗訪問だったのであまり堅い服装でなくてよいと指示がありました。

事前に指示が無ければ確認した方が良いですね。

USBは各自調べてきたことを共有する時に使うことが多いです。

Googleドライブ等で共有できますが、USBならインターネット環境がなくても使えるので、誰かひとり持っていると便利です。

変換アダプターについてですが、ディスカッションする時は誰かのＰＣをプロジェクターに映して書き出していくことが多いので、プロジェクターに接続する必要があります。

ＰＣによっては端子がないのでUSB端子をHDMI等に変換するアダプターがあると良いです。

え、どういうこと？という人はこのサイトを参照ください。

私のhpも映像出力端子がなく、アダプターも持っていなかったので、必要な時はUSBでデータを移して他のメンバーに映してもらっていました。ちなみにUSBも借りています(^▽^;)

ネット接続について。

1日目はインターネットはちょっと調べたい時に使う程度なのでスマホでもなんとかなりますが、ネット接続はされていた方が安心です。

打合せを行う会議室はWi-Fiが使えるようになっているのが一般的なのですが、私が１日目に使った会議室はWi-Fiが無い、と言われて、それぞれでデザリングで対応していました。

デザリングって何？って人はこちらの記事を参照ください。

（↑実際はWi-Fiが使える会議室でした。指導員が知らなかっただけでした。）

そうです。メンバーに大変お世話になりました。本当に感謝です。

2日目～４日目（ディスカッション・個人作業・提案書まとめ）

２～４日目はメンバー間のディスカッションや個人作業になります。リアルの場合もオンラインの場合もありますね。

リアルの場合の持ち物を紹介します。

さすがに２日目以降はＰＣが必須です。2日目は前日のヒアリングを元に方向性をまとめていく作業がメインになります。

その際にいろいろ調べることが多いのでネット環境は必要ですが、基本的に２日目は会場のWi-Fiが使えます。

※１日目と２日目の会場が違う場合があり、２日目はWi-Fi完備されています。

服装は、企業訪問しない日はカジュアルな服装で大丈夫です。

あると安心なものは１日目とほぼ同じです。

USBはそれぞれの提案書をまとめる時に必要ですが、最終日は協会に完成版を提出するのにも使うので指導員が持っていることがほとんどです。

４日目に全ての作業を終了する必要がありますが、終わらないと会場の外で作業することになり、インターネット接続ができないと困ります。

デザリングやポケットWi-Fiで対応できるようにしておくと安心です。

kinko’sの会員証は、最後にkinko‘sで印刷をする時にあると良いです。ポイントによって割引価格で利用できます。会員登録は無料です。

他の印刷サービスや手段を使って印刷する場合は不要ですし、特になくても利用できないというわけではありません。

ちなみに協会から印刷代が支給されますが、全員手元に印刷して持っておきたい場合はその金額では足りないです。

1か月前くらいからやっておくと良いこと

さて、ここからは今からできることをお伝えしていきます。

実務補習とは何か、どんなことをするのかは私も事前に知っていましたが、実際に経験して、”事前準備と計画性オニ”のmasumiとしては

と思いました。

ですので、２回目の実務補習ではこれらを実行しています。

2次試験の復習をしておこう

当たり前ですが、2次試験の知識や考え方を元に訪問企業の課題解決提案をします。

基本スタンスは『診断士脳』です。忘れてしまった人もいると思うので、この記事を読んでおさらいしておきましょう。

【渾身】2次試験合格者が身に付けた『診断士脳』の鍛え方 by masumi

さらに、経営戦略、マーケティングについてはこちらの記事を読んでおいてください。

実はこの記事、私が実務補習で必要だなと感じた内容を中心にまとめているので、かなり実務補習に則していると思います。

実際に経営戦略を担当した時に作成した資料も含まれています。

社長へのプレゼンでは、戦略の立て方、考え方から伝えることが必要になる場合もあります。

【最後の渾身】まるわかり！事例Ⅱマーケティング知識総まとめ by masumi

財務・会計の復習もしておいた方が良いです。具体的には以下の点です。

実務補習は1回５万円払っている勉強なので、普段やっていないことの方が得られるものが多く、得な気がします。

本を読んでおこう

初めての実務補習では、事前に本で勉強しておくとスムーズです。

どんな流れで課題抽出や提案を行うかのイメージを持つため、使えるフレームワークを知るために私はこの２冊を読んでおきました。

事前に送られてくる実務補習テキストを熟読することも有効です。

wordを勉強しておこう

提案書はwordで作成します。

誰か詳しい人がいれば問題ないのですが、意外とwordに苦戦します。使う機能としては以下の点を押さえておけばよいかと思います。

ここでは詳しく書きませんが、検索してやり方を調べておきましょう。

私の１回目の実務補習では、４日目に見出しの後からページ番号をつけるのに苦戦してなかなか印刷ができず、kinko’sが閉まるギリギリになりました。

2回目では目次を付けた時に段落がおかしくなり、どうやって直すか必死で検索してだいぶ時間を使いました。

普段ExcelやPowerPointばかり使っているのでwordは苦手です。。。

と、誰もが思っていますが、協会の決まりなので仕方ないです。

補助金や助成金を調べておこう

設備投資や新しい事業を提案することもあります。その際に補助金や助成金を合わせて提案すると喜ばれます。

診断する企業が分かってからでも良いですが、どういった業種の企業がどんな用途の場合に使えるかを事前に確認しておくと時間短縮になります。

補助金であれば以下を押さえておくと良いです。

その他は自分の「住んでいる県や市＋助成金・補助金」と検索すると、一覧になっているサイトなどがあります。

この記事の最後に紹介しています。

そう、補助金・助成金ではありませんが、クラウドファンディングもお忘れなく。よく分からない人は調べておきましょう。

SDGS・カーボンニュートラルについて理解を深めておこう

必ずしも関係するとは限りませんが、時流として知っておいた方が良いです。

国策がいろいろありますので、それらを活用したり、提案の根拠にしたりできます。

webマーケティングについて理解を深めておこう

こちらも業種によりますが、webマーケティングは中小企業の施策として大きな資金を必要とせずに行えるというメリットがあり、提案の幅が広がります。

ホームページの役割やWEB広告の種類についての理解、YouTubeやSNSの活用方法、かかる費用などを勉強しておくと良いです。

いつでもいいけど事前にやっておくと良いこと

いつでもいいですが、やっておいた方がいいことを紹介します。

実務補習の申し込みシミュレーションをしよう

これは、意外と実務補習を申し込みする手続きに手間取るからです。

申し込みはWEBか郵送ですが、ほとんどの人がWEB申し込みをすると思います。

特に東京は激戦であっという間に募集枠が埋まります。さっと入力できるように事前準備が重要です。

ちなみに、MYページのログインIDが分からなくなったりしますが、登録時のメールアドレスがＩＤです。（←重要）

次回の募集は２月開催のみなので問題ないですが、7月、8月、9月は同じ日に募集を開始してそれぞれ個別に申し込みが必要なので注意しましょう。

ドロップボックスが使えるようにしておこう

実務補習の資料共有はドロップボックスで行います。

ドロップボックスて何？と思った方はこちらで確認しておきましょう。フォルダを共有できるツールです。

ブラウザ版でも使えますが、アプリをダウンロードしておくとフォルダに入れたまま編集ができるので便利です。

容量によって無料版と有料版がありますが、ひとまず無料で大丈夫です。

ドロップボックスは実務補習後も何かと使うのでいずれ有料版にする人も多いです。

仕事の調整をしておこう

実務補習期間は５日コースの場合は、最初に土日の２日間あり、１週間後の土、日、月の３日間の５日ですが、その間の期間は通常の仕事をして、帰ってから作業をすることになります。

その間はできるだけ作業に充てられるよう、事前にできる通常の仕事はやっておきましょう。

私は7月の実務補習と会社の大き目のプレゼンが重なっていて、さらにその少し前の６月には補助金申請と研究会の発表資料作成などもあったので、５月から会社の資料作成に着手してかなり早めに終わらせていました。

ブログも実務補習後の分まで先に書いておいて、この期間は他のことをしなくていいように調整していました。

結果的に相当バタバタするのですが、事前の調整としては万全です。

そうなんですよ、、重ならないようにしていたはずなのにいつの間にか重なっていました（笑）

ヒアリングまでの準備

実務補習の１週間前くらいになると指導員から連絡がきます。

事前に調べておくことなどの指示がありますので、それに従いましょう。

何も言われなくても以下のことをやっておくとスムーズです。

ヒアリング内容を考えておこう

だいたいは考えておくよう指示されますが、私は何もしなくてよいと言われました。

準備がなくて楽だったのですが、その結果１日目に集合してから考えることになり、ロクな質問ができませんでした。

ですので、たとえ担当が決まっていなかったとしても、考えておいた方が良いです。

事前に送られてくる「業種別のチェックポイント」（持ち物参照）というExcelファイルに質問項目がありますので、確認して、課題抽出のために何を聞けばいいだろうか、と決めておきましょう。

業界知識をまとめておこう

業界知識を事前に調べる手段として「業種別審査辞典」が有名です。

ものすごい分厚い辞典なので、購入する必要はなく、図書館で必要箇所をコピーしたりメモしておけば良いです。

ただし、必ずしも必要なわけではないです。ネット検索で分かることも多いです。

興味がある人は図書館で見てみても良いと思います。色んな業種の情報が載っていて辞典自体は面白いです。

会社名を検索して会社の記事や口コミがないか探しておこう

会社のＨＰを見ておくのはもちろんですが、会社名を検索してGoogleマイビジネスの口コミやネット上の記事の確認も企業情報の収集に有効です。

Googleマイビジネスって何？という人はこちらを参照ください。

会社の理念や社長の思い、沿革や従業員数なども見ておきましょう。

のちのちSWOT分析をしますので、その視点で見ると良いです。

ディスカッションに使えるフォーマットを用意しておこう

ディスカッションをする時には誰かが記録する必要があります。

ヒアリング→ディスカッションしながらSWOT分析　という流れになるので、そのフォーマットを用意しておくとスムーズです。

私の場合は、PowerPointを用意して、実務補習に必要な情報と企業情報、参考にしたリンクをひとまとめにしていました。

かなり適当ですが、当日用意するよりはマシです。こんなかんじのものです。

ＨＰを見て重要そうな部分は切り取って貼り付けておいたり、リンクをつけておくと資料作成の時に楽です。

報告書作成の留意点をまとめておこう

2回目以降の場合は誰かが持っていることが多いですが、報告書を作成する時のフォントやリスト表示、言い回しについての留意点をまとめたものがあるとスムーズです。

例えば、フォントサイズや行間の設定、見出しの装飾などの書式設定から、西暦か和暦か、数字の単位は円か千円か、社長の呼び方、自分たちの班の呼び方、言い切りかですます調か、などの書き方のことです。

書式は実務補習テキストに指示がありますので、それを元にして書き出しておき、細かい点は集まってから決めても良いです。

最初にこの書式でフォーマットを作成して、それをコピーして個人で文章を書いていく作業をするのが後々マージする時に楽です。

できるところはフォーマットに記入しておこう

上記のフォーマットを作ったら、現時点でわかること、入力できるところはやっておきます。

PEST分析はヒアリングをしなくてもできそうですね。

商圏マップを作ってみよう

業種にもよりますが、企業の商圏の人口統計などを事前に調査してマップにしておくと施策の提案に使えます。

jstadmapという地図アプリで作成できます。jstadmapの使い方は中小機構で説明されています。

会場近くのkinko’sの場所を調べておこう

最終的に印刷したものを診断先へ提出するのでkinko’sを利用することが多いと思います。

打合せしていた会議室の近くのkinko’sの場所と営業時間を確認しておくとスムーズです。

４日目に利用しますが、日曜日なので営業していなかったり、営業時間が違っていたりするので注意です。

使えるサイト情報

最後は実務補習で役立つサイトです。

財務の業界比較や商圏分析、補助金や助成金の検索などで使えるので参考にどうぞ。

さいごに

いかがでしたでしょうか。

ここまでやらないといけないの？と思いましたか？

そう、やらなくても全然大丈夫です（笑）

私的にはそんなに変なことだと思っていませんが多分ちょっと変（やりすぎ）なのかもしれませんね（笑）

ただ、たくさん準備したことは決して無駄にはなりません。実務補習自体スムーズに進みますし、その後も生かせる知識が身に付きますよ。

なぜこんなに準備をしているかと言うと、冒頭の通り、事前準備がすべてというのが私のモットーだから、というのもありますが、1回目の時、全員が初めてで全く準備をせずに丸腰で挑み、いろいろと手間取ったからです。

みんなで苦労しました（笑）

４日目の朝４時過ぎまで作業をして2時間だけ寝ようと思って３時間くらい寝てしまって、慌てて身支度をして会議室の会場へ走る、という経験をしました。

アラフォー女子のやることではありません。課題の終わらない大学生のやることですｗ

こんな準備の甲斐もあり、めでたく２回目はだいぶ早く進みました。

ということで、これでカンペキ実務補習の準備でした。

時間がある人はいろいろやってみても良いかもしれません。時間がない人はできる範囲で少しでもやっておくとちょっと楽です。

では次回は2次筆記試験の合格発表後にお会いしましょう！あと８日ですね！

masumiのその他の記事はこちら

 

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