落ち着いて臨もう「口述試験」のイロハ byさろ

二次筆記試験の合格発表の日が近づいてきましたね。

年末年始の休暇もどこか落ち着かず、合格発表の夢を見たなんて方もいらっしゃるのではないでしょうか？

新年１発目のブログでくまが書いてくれていたように、合格発表直後は意外と忙しいので、少し早いですが口述試験のことについて述べ、みなさんの準備を少しでも楽にできればと思っています。

本題に入る前に道場の口述試験セミナーのお知らせです。

※道場の口述セミナーの募集開始は20時～とちょっと遅めの時間です。他団体のセミナーについては日中に申込み開始となるものもありますので、十分に情報収集して確認してください

「コミュニケーション能力」を試す試験

口述試験で試されているもの、それはズバリ「コミュニケーション能力」です。

二次試験の筆記試験ではA社からD社までの様子が与件文として与えられていました。

しかし、これから診断士として活躍していくにあたって、診断先企業の状況は、社長さんからのヒアリングで聞き出していく必要があります(聞く力)。

そして、自分たちが考えた施策や助言を社長さんにうまく伝え、そして魅力的な施策であると感じてもらう必要があります(伝える力)。

そして、これらはFace to Faceで行われるため、相手からの第一印象や、見た目の印象なども大事です(態度や姿勢)。

聞く力・伝える力・態度や姿勢、これらをひっくるめて「コミュニケーション能力」かなと思っています。

ここで注意したいのは、「気の利いた答え」「素敵な演説」「圧倒する説得力」は必要ありません。

試験官の方の「話を全身で聞き」「聞かれたことに誠実に答え」「不十分なら補足する」ことが大事です。

口述試験の合格率はほぼ100%

口述試験の合格率の推移を上の表に示しています。

表の赤枠で囲ったところの左側が「口述試験を受験する資格を得た者」すなわち筆記試験の合格者の数です。そして、右側が「試験合格者数」すなわち筆記と口述の合格者です。その差はおよそ0~5名程度です。令和三年度で言えば口述試験の合格率は99.7%なので、合格率ほぼ100％の試験と言えるでしょう。

口述試験に残念ながら不合格となる理由は推測にはなりますが、スケジュールの都合や体調を崩して試験に行けなかったということが考えられます。

最近では、コロナウイルス感染症の感染者数は増加傾向にありますし、インフルエンザウイルスに感染する方もちらほら増えてきているので、「体調管理」が最大の課題であると私は思っています。(試験会場の入口で体温をピッと測定する瞬間が一番緊張する説アリ・・・。)

「コミュニケーション能力」を試す試験なので、極端な話ですがコミュニケーションを全く取らなければ不合格にはなってしまうと思います。例えば、話を聞かない、一言もしゃべらない、不遜な態度を取る、とかです。

試験官の方は、先輩診断士です。

受験生を落とそうと思っているわけではなく、「どんな方が新しく診断士の仲間となるのかな？」という興味をもって質問をしてくれていると思います。是非とも先輩診断士の方とのコミュニケーションを楽しむくらいの気持ちで臨んでもらえれば、と思います。

当日までの準備

当日までの準備として重要なことをお伝えします。

(1) 情報収集

• 模擬面接の予約をする(重要度☆☆)：模擬面接を受けておくと、ほぼ全ての不安が払拭できると思います。冒頭で道場の口述試験セミナーの告知をさせていただきました。予約が埋まってしまっても、他にも実施してくれる団体(政策研さん、TACさんなどの大手予備校、タキプロさん、ふぞろいさん)がありますので、検索して申し込みをしてみるとよいでしょう。(ちなみに私は政策研さんの口述セミナーにお世話になりました！)
• 想定問答集を入手する(重要度☆)：想定問題集を入手して、様々なパターンの問題になれておくとより良いです。模擬面接に参加すると、おみやげとして問題集をもらえるところが多いと思います。
• 口述試験の「場所と時間」の確認(重要度 MAX)：時間通りに試験会場にたどりつけなかったとなれば、それは「不合格」です。受験票を確認して受験会場の名前と住所と時間を確認しましょう。会場を下見して、みちのりを頭に入れておくのもよいかもしれないですね。
• 服装の確認(重要度☆☆)：ここまできたら、無難が一番です。服装についても余計な心配を排除するために、スーツを着用するのが無難でしょう。(私が昨年受験した仙台会場では、私と同じ時間帯の受験生は全員スーツでした！)

(2) 事例企業4社の状況を把握

受験生のみなさんは去年の10月30日に筆記試験を受けてから2ヶ月以上が経ちます。A社からD社の状況について、記憶がおぼろげになってきているころだと思います。

そこでA社からD社の状況をまとめる作業を実施すると、良い復習になると思います。

実際に手を動かすことで頭に入って、口述試験のときにスラスラ話せる状態につながるので、4社の状況をまとめる作業はご自身で実施されることをオススメします。

と聞かれそうなので、私が令和3年度に自分用にまとめた資料を紹介します。令和４年度の問題ではそのままは使えないと思うので、フレームだけ参考にしてみてください。

事例Ⅰは横に時系列でならべて、縦に外部要因(O：機会、T：脅威)、内部要因(S：強み、W：弱み)、課題を並べて、3×3のマトリクスでまとめました。キーワードとして聞かれそうだなーと思ったものは赤色でハイライトしています。

このとき、「オフセット印刷、オンデマンド印刷って何？」と気になった私はkinko’sのお役立ちコラムを読んで学んでました。(このことを13代目メンバーに話したら、ニッチな知識すぎて爆笑されました。)

事例Ⅲでは事業や生産形態が複数ある企業が多いので横には事業別にならべて、縦は外部要因(O：機会、T：脅威)、内部要因(S：強み、W：弱み)、そして事例Ⅲで問われがちな生産計画の特徴をまとめました。

他には、私はリットがまとめていた時系列イメージ(事例Ⅰ、事例Ⅱ、事例Ⅲ)が、ビジュアル的に頭に入りやすくて私は好きです。でも、リット並の完成度を求めるには時間がかかり過ぎてしまうかもしれないので、ほどほどのレベルで。

まとめ方は一通りではないので、私やリットの方法を参考にしつつ、ご自身にあったやり方で復習してみてください！

(3) 2分で回答する感覚をつかんでおく

面接の問題は、筆記試験の事例のＡ社からＤ社の４社についての質問を受けます。

それらの質問に対して、中小企業診断士の立場で診断・助言をすることになります。

一般的には、A社からD社までのうちランダムで2社が選ばれ、1社につき2問の質問を受け、合計で４問の質問を受けます。

D社は選ばれにくい、というウワサを聞いたことがありますが、実際に私は模擬面接も本番もD社についての質問を受けました。ですので、4社とも回答できる準備をしておく必要があります。A社からD社までの4社について1問ずつの質問を受けたという方もいましたので、不測の事態にも慌てず対応しましょう。

質問と回答をあわせて２分程度で答えるように指示を受けます。

模擬面接を受ける最大のメリットは、2分間の感覚を事前に練習できることだと私は思っています。模擬面接を受ける時間がないというかたは、受験仲間どうしや、ご家族の方に協力していただいて、2分間話す練習をしておくとよいでしょう。

当日の流れ

(1)会場には早めに到着し受付をする

受験票には当日の注意事項として、

試験開始予定時間の30分前までには受付を済ませる

と書かれていますので、少し余裕をみて1時間くらい前に到着し、受付を済ませましょう。

待合室には椅子がたくさんならんでいるのでゆっくりできますし、資料を確認することも自由にできます。

(2)携帯電話の電源を切る

携帯電話やスマートフォンなどの通信機能、撮影機能を有する物、録音機能などを有する物の使用は禁止されていますので、ちゃんと電源を切りましょう。

時計の使用は可能ですので、身につけておいた方が時間管理がしやすくてよいです。

ちなみに、なおは身振り手振りで説明するときに、手を伸ばした流れで、手元の時計を見て時間管理をしていたそうです(さすが話のプロ！)。

時計を見ることは禁止されていないので、適度に手元を確認することは問題はないでしょう。

(3)待合室から試験会場への移動

私の受験した仙台会場では、待合室で順番に番号が呼ばれ、試験会場に誘導してくれました。

12分ごとに1人ずつ呼ばれ、おおよそオンタイムで試験は進みます。

自分の番号が呼ばれたときに資料を片付けたりしてバタバタしないように、自分の試験時間が近づいたら、資料をカバンにしまって、移動の準備をしましょう。

(4)試験会場にて

以下の流れに沿って口述試験は進んでいきます。

落ち着いていれば、なんら問題ないことばかりです。

• 荷物を荷物台に置く
• 名前と生年月日(和暦)を聞かれる
• 最初の「注意点」を注意深く聞く
• 「はい、わかりました」と声を出して確認

試験中の注意点は、以下です。

• 聞くときは話をしている試験官の眼を見る
• 毎問「2分」を使い切るつもりで話す
• 話すときは2人の試験官を順番に見ながら話す
• 追加質問を受けたら、それは「ツッコミ」ではなく「助け舟」と思う

(5)2分間を使い切るコツ

口述試験では2分間を使い切れると、滞りなく進んでいきます。

追加質問を受けると、それは「助け舟」とわかっていても、すくなからず動揺します。なので、最初から2分で話しきれるのがベストでしょう。そのためのコツは、以下です。参考にしてみてください。

• 質問内容を復唱する　⇒　質問の意図を確認する
• 事例企業の状況説明から始める　⇒　起承転結が説明しやすい
• ゆっくり話す　⇒　試験官が聞き取りやすい

さいごに

さて、口述試験の概要を紹介させていただきました。

まとめると、口述試験とは；

• 「コミュニケーション能力（聞く・伝える・態度）」を試す試験
• 「ほぼ100％受かる」試験
• 事前準備として；
  • 模擬面接を受けること
  • 事例企業の状況を整理すること
  • 2分間を使う練習をすること
• 当日は、会場に早めに到着すること
• 面接中は、聞かれたことに誠実に答えること

試験官の方々は先輩の診断士。隣で待ってる受験生は同期の診断士。

みんな味方です。

普段通り、落ち着いて、口述試験を楽しんでくださいね！

あしたはなおの番です。よろしくちゃーん♪

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ブログを読んでいるみなさんが合格しますように。

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