聞かれたことに答えよう

みなさんこんにちは、ゆっこです。子供達の夏休みも終わり、ようやく昨日から小学校＆幼稚園がスタートしました。ちょっと（だいぶ？）ホッとしているお父さんお母さん方も多いのではないでしょうか？我が家も例に漏れず、束の間の静寂を久々に味わうことができました。

さて、昨日夕方の我が家での会話。「夏休みが明けて久しぶりに友達に会えてよかったね。一番日焼けしていた子は誰だった？」この質問に対し、我が家の長男の返事。「うん。僕と同じくらい日焼けしていた子何人かいたよ。先生はフィリピンに行ったんだって。・・・」

今日のタイトルを鑑み、賢明なる読者の方はお気付きですね。そうです、我が長男「一番日焼けしていた子は誰？」という問いに一切答えていません・・・（汗）

我が家の子供達（親も）、この夏は海で遊びまくり、かなり日焼けしています。それが彼の中で当たり前の前提になって話しているんですね。（自分はもっとも日焼けした人物の一人だ。そんな自分と同じくらいの子が何人かいた。だから誰が一番日焼けしていたかなんて決められない。）彼の頭の中で展開されていた内容はそんなところでしょうか。ところが我が家の長男がどれだけ日焼けしているかわからない方にとっては、上記の回答だけでは、「一番日焼けしていた子は誰だったのか」は全くわからないのです。挙句、先生がどこに行ったかなんて、こちらとしては聞いてもいないことです。

小学校低学年の子供の話で極端な例となってしまいましたが、同じようなことは皆様の会社でもあるのではないでしょうか？例えば「〇〇について、現在の進捗状況はどうなっている？」との上司からの問いかけに対し、「〇〇については先週からXさんが対応していまして、途中取引先のZ社から新たな提案もありました。そこで私からも問い合わせをかけたところ・・略・・。というわけで、若干遅れが生じている状態です。」といった感じで、もともと問われた”現在の進捗”そっちのけで、まずはつらつらと過去の経緯を説明していた、なんてこと、ありそうですよね？

この場合は「はい、現在〇〇については予定から若干遅れが生じている状況です。と言いますのも、4日前に取引先のZ社から新たな提案があり・・・」と答えた方が、上司の方にとって”現在の進捗状況”と”遅れている理由”がとてもわかりやすくなりますね。

このように、”何を聞かれているのか”を意識して解答を組み立てることが大切です。限られた文字数の中で、「聞かれたことに答える」ことを必ず忘れないでください。また、先の長男の例のように、自分の中では当たり前かもしれない前提なんて、他の人からすれば知ったこっちゃないのです。「第三者が読んでも意味がわかる文章」になっているか、意識することも大事です。

さらに、上司からの問いかけに対する例では、先に書いた返答でも若干の遅れが生じていることとその理由は述べられているので良さそうですが、やはり後に書いたようなわかりやすい返答の仕方を常に心がける必要があると思います。

受験生時代に次のようなことを考えました。全国約4500の答案を一箇所（恐らく東京？）に集めて約6週で採点するということは、毎日休みなく採点したとして一日約100〜の答案が採点される。5人で手分けしたとして一日平均20答案をコンスタントに見なければならない！？実際には毎日採点業務ばかりやるわけにはいかないだろうから、一言で言って、一人あたりものすごい数の答案を読まなければならない。すると、字が丁寧で文章が読みやすい答案じゃないとじっくりと読んでもらえないな、と。

読みやすい文章、丁寧な文字を書く訓練もぜひ行ってくださいね。

それでは、今日もあなたを応援しています。

by ゆっこ