【先代投稿】わくわくの実務補習

初代のJCです。先日、来年度8代目の執筆メンバーとの初顔合わせに参加してきました。8代目もすっごく魅力的なメンバーがそろっていて、これから道場がどんな具合に成長していくか、今から楽しみです。２月半ばにデビューしますからこうご期待です。

参加した8代目メンバーは全員が2月の実務補習に申し込んでいて、実務補習ってどんな具合に進むんだろうととっても楽しみにしていました。でも、具体的には何すんの？状態で、僕の経験をお話ししたら、ものすごい食いつき！そんなわけで、今日は受験生向けじゃないんだけど、合格後も読んで下さっている実務補習直前の合格者の方々向けに実務補習の進め方みたいなものをお知らせできたらと思っています。

■初日午前
まずは顔合わせです。僕の時は一班6人の補習生が指導員の先生のところに集まり、全員初対面だったので名刺交換。
で、いきなり指導員の先生から今日の午後に社長ヒアリングに行くと宣言され、班長決めおよび担当分けを行いました。この時の担当分けは経営全般、財務、人事、IT、営業販売、製造を６人が１分野ずつ担当するというもの。指導員の先生のやり方にもよるのかと思いますが、実務補習の場合には比較的幅広い全般を網羅する経営診断を行うことが多いような気がします。
ここで一つアドバイスなんですが、班長決めの時には、まだ決まっていなければ思い切って班長に立候補しちゃいましょう。
この日から約2週間で7-80ページの診断報告書を手分けして執筆することになります。班長の進め方がぼんやりしていると、とんでもない作業の遅れにつながります。そんな大変な思いをするぐらいなら、自分から手を上げていろんなことをサクサク決めてしまいましょう。
6人もメンバーがいれば必ず、あくの強い人がいて引っ掻き回したりするし、遅筆な人も必ずいるから、そういう問題を回避するためにも自分がリーダになって仕切っちゃった方が早い。

午前の段階では、診断先がどんなことに困っていそうか、何が課題であるかの仮説を持った上で、午後のヒアリングに向けて質問事項をみんなで考えます。でもあくまでこの段階は社長ヒアリングの前ですから、自分たちの仮説が正しいかどうかはわかりません。そういう意味では2次試験の問題解釈みたいな段階です。設問だけ読んで、与件文に何が書かれているのか類推して、いろんな仮説と対策を検討します。

■初日午後
自己紹介はランチタイムに。いろんな資料を見ながら話せる午前中の時間は濃い打ち合わせをしたいので、昼食時に初めてメンバーがどんな経歴を持った人なのか、どんな分野が得意で、今回の診断にはどんな貢献をしてくれそうなのかがわかったりします。
その後、指導員の先生に連れられて、診断先を訪問します。社長ヒアリングはだいたい2時間程度かと思います。工場や設備、事務所を見せてもらう時間が別途あっても3時間も貰えないと思う。だから、ここでしっかり問題点・課題は何かを掘り出すことです。

アイスブレイクがまず大事です。よくある失敗が短時間でいろんなことを聞かなきゃいけないっていう気持ちばかりが焦ってしまって、取り調べみたいになっちゃうこと。診断先は中小企業ですから、いろんな意味で人・もの・金・情報等々の経営資源は超不足しています。さらに社長も人間です。ダメなところばっかり突っ込まれて取り調べを受けても本音は聴けませんよね。皆さんだって、上司に呼ばれていきなり過去の失敗に関しての取り調べを受けたら身構えちゃいますよね？
だから、アイスブレイクで最初に笑いを取って、味方なんだよ！なんでも話して頂いていいんですよというところを示して、理解してもらうことを忘れないでくださいね。
このヒアリングでどんだけ本音を引き出せるかで、報告書の出来栄えは全然違ってきますよ。

それから、MLでもFacebookグループでもLineでもなんでもいいんですが、全員と連絡が取れるツールは初日に作っておいてくださいね。これ、とっても大事です。最初に交換した勤務先会社の名刺で夜間は連絡取れないなんてことがないようにすることも大事です。
初日は多くの指導員の先生が懇親会を開催される模様。先生から誘われない場合は我々からお誘いしましょう。これから2週間とか2か月程度一緒に一つのことを進めるメンバーです。先生がお忙しくて参加できない場合でもメンバー間の結束はしっかり固めておきましょう。

■二日目
二日目は指導員の先生とメンバーで、どのような報告書をまとめるかの打ち合わせを行います。
2次試験の時には絶対やらなかったSWOTとかクロスSWOT分析なんかは意外に使えます。
中小企業の社長って、日々の実務に奔走している方が少なくないので、改めてSWOTみたいに客観的に自社を取り巻く状況を見える化させることで、なるほど感というか、言われてみりゃ確かにそうね、と感じる方も少なくないようです。
クロスSWOTで機会と興味を掛け合わせて出てくるものを報告書の核にするのか、強みで脅威を跳ね返すのか、機会で弱みを補填するのか、脅威と弱みで撤退させるのかは指導員の先生、他のメンバーとしっかり議論してみてほしいのですが、僕自身の好みを言うと弱みとか脅威は多すぎちゃうので、機会と強みを伸ばす方向にもってった方がいいかな？と考えています。

一日かけてメンバーで報告書の方向性を決めて行くわけですが、ここでも班長の手腕が問われます。
担当毎にばらばらな意見の書かれた報告書か、一本すじの通った報告書では受け取る側の印象は全然違いますよね。
なので班長は自分の担当箇所だけじゃなくて、他のメンバーの箇所も大枠のストーリーを考えて全体として統一感のある報告書にベクトルを合わせるリーダーシップを発揮できちゃうわけです。やりがいありそうでしょ。先に班長に立候補すべきと書いた背景はここにあります。
僕らの場合、2日目は翌日からの報告書作業に注力すべきということで先生からの飲みのお誘いはありませんでしたが、やっぱメンバーの結束が大事だよな、という名目でまた飲みに行っちゃった。

■その後約1週間
ここはそれぞれ各人が担当報告ページをまとめる作業です。指導員の先生によっては何ページ書いてねとか枚数指定があったりもするでしょう。ここで書くことが足りない！泣というケースはヒアリングでの聞き取り不足。できれば枚数が足りないくらいの状況がうれしいですよね。でも、慌てて書き始めないこと。２次試験だっていきなり解答を書き始めないですよね。自分の主張を裏打ち、肉付けできるようなデータや資料がないか、いろんなところを探しに行きましょう。診断先があんまり情報のないニッチな業種であるケースもあるでしょう。でも、ぴったり同じ業種でなくとも、ターゲットが顧客層が同じと考えられる業種などは参考になるでしょう。

リーダーは初日に作った連絡先でメンバーの進捗を結構頻繁に確認しておきましょう。6人もいれば必ず遅れるやつが出てきます。その場合でも書け書けと催促したところで、なかなか進むわけもないので、遅れているメンバーにも優しくヒアリングして、何がネックになっているのか、そこを乗り越えて2日目に決めたベクトルに合わせて進めさせるにはどうすればいいかのアドバイスをしましょう。この後、最終日前日にもう一度集まって報告書を取りまとめて印刷し、最終日に報告会を実施するわけですが、最終日前日よりも前にドラフトが出来上がっていると作業は全然楽になりますし、修正等も含めて良い報告書になると思います。

■最終日前日
この日は各自のドラフトが出来上がっていて、まとめたり、微修正を加えたりしてキンコーズ等の印刷に回すという姿が美しい。
できれば翌日の報告会のリハーサルなんかもできちゃうともっと美しい。
でも、現実はそんなに甘くなくて、僕の時は約1名が半分もかけてない状態であることが判明！結構みんな青くなって、いやな汗が噴出。これは明らかに当時班長だった僕の進捗調査が足りなかったものですね。「朝までには完成してるから全然大丈夫！」という元気な返事に完全にだまされました。ほかにも初日に報告書フォーマットを共有したにも関わらず、WORDにだだ書きしてくるやつもいたりとか。
今はドキュメントを共有できるアプリとかサイトもたくさんありますから、これを利用して進捗はしっかり共有しておくことですね。便利な時代になりました。
そんなこんなで夜もふけたころにようやく報告書ができあがった。近くのキンコーズに持ち込もうとしたところ、日曜日は19時で閉店済み！ネットで調べて一番近い水天宮前のキンコーズが24時間空いているっていうんで、タクシーで移動。原稿持ち込んで、明日朝ピックアップするからとお願いして、明日のリハーサルだ！と居酒屋に繰り出す。

■最終日
報告書作業を遅らせたやつに罰として朝キンコーズに寄って報告書を取ってこさせ、他のメンバーは先に中小企業会館の講堂に集まった。午前中は報告書を提出用ファイルに綴じたり、実務補習受講の証明書を交付してもらったりと事務作業が続く。
昼食をはさんでいよいよ、社長への報告会だ。この時の診断先は繁華街のBARとか飲み屋さんに日々消費される商品を卸す会社（わかりにくいと思うんですが守秘義務あるのでわかるように書けないんです）だったんだけど、売上を伸ばしたいという社長の思いに応えるために、ポスティングだとかの広告宣伝的なものも含めて、既存顧客以外の顧客開拓のための施策をいろいろと盛り込んだ提案を行った。これらの施策を実施して頂ければ、新規顧客数が伸びます。その結果、現在の赤字体質は改善されてゆきますと自信満々な提案だ。ところが、社長からは、
「ありがたい施策をたくさん考えて頂いたのに、本当に申し訳ないんだけど、この業界には縄張りみたいなものがあってね・・・」
がらがらと崩れる僕らの自信。
何がいけなかったかというと、やっぱ最初のヒアリングが不足してたんですよね。社長だって言わなくて済むなら言いにくいことは言わないですよね。だからもっと突っ込んで我々が聞き出せていたら、もっと刺さる報告書になっただろうけど、残念ながらそうは問屋が卸してくれませんでした。
報告会が終わった後は反省会。いやぁ、反省すること多かったね。次回はああしよう、こうしようといろんな改善点を上げながら、ジョッキもあげちゃうわたくしたちでありました。

■JCからのアドバイス
いろんな失敗も含めて、僕の15日間コースの1回目の様子をご紹介させて頂きましたが、僕らの轍は踏まないように。
それから、診断先は全て中小企業です。喫緊の課題として売上を拡大させなきゃいけない会社がほとんどだろうと思います。
アンゾフの成長マトリクスで考えると市場浸透か、新製品開発か、新市場開拓か、まあ多角化は実務補習という短い時間で提案はしにくいですよね。

新製品開発も本業の社長を前に語れるほどの知見はない。このため、市場浸透か新市場開拓という選択が取りやすい。でも新市場かと思ったら、縄張りがあってね…みたいなこともある。
そんな皆さんにぜひ提案してほしいテーマがあります。それは
「インバウンド」
日本を訪れる外国人観光客は年々増加しています。少なくとも東京オリンピックまではこの傾向は変わらない。外国人観光客は中小企業にとっても宝の山なんです。ここからの収益確保はどの中小企業にとっても大きな可能性を秘めた新市場だと言えると思うんです。

まさに「空前絶後のォォ」チャンスが舞い込んできている状況なんですよね。一方で外国人に対応できない経営者もたくさんいるのも事実。ヒアリングの段階で、診断先とインバウンドを結びつけての収益拡大ができないか、ちょっと考えてみて下さい。
そして、この記事にも書きましたが、翌2月4日土曜日には東京協会中央支部国際部主催でのインバウンドセミナーにぜひいらして下さい。きっと、売上拡大へのヒントや調べても出てこない情報を得られると思います。
在中国の日本人著名コンサルタントが考えた爆買いを継続させる手法、在日本の中国人「美人」社長からの中国人観光客がほんとに必要としているもの、同じくアメリカ人経営者からの欧米人からみたCool Japanって何？という様々視点からの講演で多くの気づきが得られると思います。その後はパネルディスカッションで診断士としてこれらのニーズにどう対応するべきかも議論します。皆さんが求めている答えが見つかるかもしれない。
実務補習中にそんな時間あるかしら？と心配しているあなた。2月2日・3日のヒアリングと方向付けでインバウンドが使えそうと考えたあなた！ぜひぜひ参加してみて下さい。なんだ宣伝だったのかとがっかりしないでね。絶対損しないと思うよ。申込はこちらの　▼こくちーず▼から。 2月4日に会場でお待ちしています。

ついでにもう一つのアドバイスです。15日の実務補習が終了する際、診断士登録の書類を提出すると同時に指導員の先生から協会に入らないかとのお誘いを受けると思います。年会費が5万円と聞いて腰が引けちゃう方もいたりもしますが、僕の経験から言うと協会は入っておいた方がいい。診断士は待っていても何も起こりません。あなたが診断士であることはあなたが伝えた人以外誰も知りません。
協会に入ることで、そしてそこで自分から活発に手を上げることでほんとにいろんな機会が得られます。もちろん自分で何とかするから大丈夫！という人もたくさん見てきましたが、自分の知り合いだけで業務できるほど簡単な甘い仕事ではないと思う。
協会にも入らないで、自分からも動かないで、診断士になったけど何も変わらず、ちぇっ診断士って儲かんないなと愚痴をいう人も実は少なくない。ほんとに残念だと思っています。
そんな風にはならないように。これが今日最大のアドバイスかもしんないな。

by　JC